De 4 problemen bij het stellen van prioriteiten

Marjon Schiltman, Taal & Teken - (tekst)schrijver

We worden nog wel eens geleefd door de druk van de omstandigheden die ook nog eens telkens veranderen. Proactief handelen kan voorkomen dat we de ene dag achter de feiten aanhollen en de andere dag (te veel) tijd en ruimte over houden. Hard en met grote inzet werken wil niet altijd zeggen dat we ook efficiënt werken. Stel daarom dagelijks prioriteiten en orden deze ook naar belangrijkheid.

Dit stellen van prioriteiten is niet altijd makkelijk. Zeker als thuiswerkende zelfstandigen doen zich allerlei situaties voor die ons van het werk wat we willen doen, kunnen afhouden. Het kan zijn dat wij zelf snel afgeleid zijn door van alles en nog wat, maar het kan ook zijn dat schoonmoeder/vriendin/buurvrouw/buurman opeens bedenkt om ons te verrassen en op de stoep staat voor een kopje koffie en even bijkletsen. Niet alles is te voorkomen of kan altijd even gemakkelijk opgelost worden.

Wel hebben we de strijd met de verstorende omstandigheden al bijna gewonnen als we herkennen welke problemen we tegenkomen bij het stellen van prioriteiten. Zodra we deze herkennen, kun we stappen ondernemen om die problemen op te lossen. De belangrijkste 4 problemen bij het stellen van prioriteiten zijn:

1. Verdraaiing van prioriteiten

Dit kan o.a. veroorzaakt worden door een onduidelijke en verkeerde doelstelling, de eigen werkwijze, de opdrachtgever, ons eigen automatische gedrag. Wanneer we onze prioriteiten niet duidelijk voor ogen hebben, niet concreet omschrijven, is het bijna onmogelijk hier in de praktijk mee te werken.

2. Vergeten prioriteiten

Soms komt het voor dat zaken die op dat moment urgent lijken voorrang krijgen op zaken die minder dringend zijn maar toch belangrijk. De belangrijke zaken stellen we uit met het gevaar dat uitstel leidt tot afstel. Op een gegeven moment zijn deze werkzaamheden niet alleen belangrijk maar ontzettend dringend! Met paniek tot gevolg, of klachten.

3. Tijdvreters

De bekende tijdvreters: activiteiten die niet zo veel tijd lijken in te nemen maar die regelmatig op ons bordje liggen. De ‘dit-doe-ik-snel-even-tussendoors’, zoals telefoontjes, e-mails, even dat vakblad doorbladeren, en sociale media zoals Twitter, Facebook of LinkedIn. Deze tijdvreters hebben niet altijd een lage prioriteit, maar over het algemeen wel.

4. Wijzelf die omgekeerd te werk gaan

De grootste vijand bij het stellen van prioriteiten zijn wij zelf. We worden hier regelmatig in belemmerd door onze niet-zakelijke besluitvorming of onze logische besluitvorming.

Als de werkdag begint, zouden we onszelf moeten dwingen datgene te doen waar we het minste zin in hebben, het meeste tegenop zien. Want juist op dat moment is onze geest nog helder. Al willen we dan zo snel mogelijk beginnen met het leuke werk, eerst moet er tijd gemaakt worden om dat te doen wat we leuk vinden. Doen we dat niet, dan geldt ook hier weer dat van uitstel afstel komt!