Voor veel medezeggenschapsraden heb ik de communicatie met de achterban, de PR, op poten gezet. Nu ben ik bij de leukste organisatie blijven hangen, en dan heet de functie ambtelijk secretaris. Naast communicatie met de achterban doe je dan wel meer taken.
Weinig mensen kennen het beroep. De functietitel klinkt ook niet echt avontuurlijk. ‘Ik schrijf en ontwerp’ – dat klinkt veel interessanter. Jammer, want ambtelijk secretarissen zijn vaak echte manusjes-van-alles. Dat weet ik als geen ander. Ze kunnen schrijven, notuleren, communiceren, faciliteren, coachen, vormgeven, organiseren en adviseren.
Maar nu, stel je voor: je komt op een feestje en iemand vraagt je wat voor werk je doet. Je zegt: “Ik ben ambtelijk secretaris.” Grote kans dat die persoon je aankijkt alsof je net hebt gezegd dat je maanstof verzamelt. Maar hó even, het is veel spannender dan het klinkt. Echt.
Een ambtelijk secretaris is een soort regisseur achter de schermen. Niet van een film, maar van medezeggenschap binnen organisaties. Denk aan ondernemingsraden, cliëntenraden, verpleegkundige adviesraden of andere groepen die meebeslissen. Je zorgt dat alles soepel loopt. Geen chaotische vergaderingen of zoekgeraakte notulen als het aan jou ligt.
Maar hoe ziet dat er nou uit? En belangrijker: welke levels zijn er? Want ja, ook hier kun je “level up-en”.
De basics: wat doet een ambtelijk secretaris eigenlijk?
Je takenpakket is breed, maar laten we het simpel houden:
- Vergaderingen plannen. En nee, niet alleen een datumprikker rondsturen. Je checkt ook of iedereen voorbereid is. Ja, je leest ze ook nog, grondig. Ook check je of de koffie niet op is. Die halen ze natuurlijk wel zelf. Bij voorkeur ook voor jou.
- Notulen maken. Jij bent de Mozart van de aantekeningen: helder, bondig, en iedereen begrijpt het, hoop je… (Anders hoor je het vast!) Je maakt je niet druk over of iets met een -t of -d wordt geschreven, je weet het gewoon. En acties? Je zorgt dat die ook werkelijk opgepakt worden.
- Advies geven. Van hoe de raad hun werk het beste kan doen tot juridische tips: jij bent het (W)ORakel. Jij en de WOR weten bijna alles. En anders wel iemand uit je netwerk. Je hebt al zo vaak wat opgezocht in deze Wet Op Ondernemingsraden dat je de inhoud beter kent dan de inhoud van je eigen dagboek.
- Communiceren. De raad onderling, de raad met de bestuurder en de raad met collega’s. Je houdt iedereen op koers en op de hoogte. Als een rondhollend dagblad. En als het even kan, zorg je ook nog dat de communicatie op schrift er prettig uitziet.
De levels: van beginner tot strategist
Afhankelijk van waar je staat in je loopbaan en de organisatie waar je werkt, zijn er drie niveaus. Denk aan: beginner, gevorderde, en ‘Yoda’-niveau.
- Basisniveau (MBO): Voor de structuurjunkies
Hier begin je. Je focust op de praktische kant: agenda’s maken, notuleren, en zorgen dat de vergaderingen op rolletjes lopen. Je kent de basis van de wet- en regelgeving, maar je hoeft nog niet álles te weten. Ideaal voor kleine organisaties waar het werk overzichtelijk is.
Hoe herken je dit niveau? Je hebt altijd een planner in je tas en krijgt een kick van een afgevinkte to-do lijst.
- Middenniveau (HBO): De denker
Je doet alles van het basisniveau, maar met een extra schepje verantwoordelijkheid. Denk aan: meedenken over reorganisaties, strategisch adviseren, en wetten toepassen alsof je een mini-jurist bent. Je weet precies wat er speelt en kunt de raad helpen bij complexe vraagstukken.
Hoe herken je dit niveau?
Je betrapt jezelf erop dat je ‘proactief’ zegt in vergaderingen. Je begint mee te denken in plaats van alleen uit te voeren.
- Gevorderd niveau (Post-HBO): De strateeg
Welkom in de Champions League. Hier ben je een volwaardige adviseur. Je kent niet alleen de regels; je bént de regels. Je begeleidt grote veranderingen en bent een serieuze sparringpartner voor de raad én de directie. Geen enkele reorganisatie of beleidswijziging gaat zonder jouw input door.
Hoe herken je dit niveau?
Als iemand zegt: “Don’t mention the WOR”, draai jij je om: “Riep er iemand?” Je weet hoe je ‘strategisch HR-beleid’ moet spellen, en krijgt energie van ingewikkelde processen.
Wat heb je nodig om te groeien?
Hier komt het geheim: alles draait om opleiding en/of praktijkervaring.
– MBO-opleidingen: Praktisch en gericht op uitvoerende taken. Perfect om te starten.
– HBO-opleidingen: Meer verdieping, meer adviesrollen, en je leert hoe je écht impact maakt.
– Post-HBO of trainingen: Hier word je specialist. Je duikt in juridische details, leert leiderschapstechnieken en ontwikkelt je strategisch inzicht.
En wanneer past dit beroep bij jou?
Waarom zou jij dit willen doen? Omdat je houdt van een uitdaging. Omdat je goed bent in multitasken zonder gek te worden. En misschien ook omdat je een beetje een controlefreak bent. Al is het om zelf niet in chaos te verzanden, lijstjes zijn nodig. En natuurlijk omdat je medezeggenschap in organisaties interessant vindt.
Het mooie van dit werk? Het is nooit saai. Of je nu een vergadering organiseert of een advies opstelt, je werk doet ertoe. Je ondersteunt mensen, verbetert processen en ziet resultaten.
En laten we eerlijk zijn: het gevoel van een perfect uitgevoerd adviestraject is toch gewoon onbetaalbaar?
Dus wat ik als antwoord geef op een verjaarsfeestje: “Ik weet niet hoeveel tijd je hebt?”
Rest my case. 
