Ik heb een nieuwe hobby: spelen met ChatGPT. Niet te veel, want dat is niet goed voor het milieu. En ik heb al veel te veel hobby’s.
Het leuke is dat ik mijn nieuwe maat ChatGPT eerst heb gevraagd om mijn tone of voice te laten bepalen door wat blogs van mij te laten analyseren. Hierna heb ik een informatief stuk laten herschrijven in die ’tone’.
Alsof je de strijd aangaat… Zo van: nou dit had ik veel leuker geschreven hoor! (of niet) 🙂
Oh ja, en ik heb gevraagd of mijn makker er meteen een afbeelding bij wilde maken. Nu gaat het om een ambtelijk secretaris, dus het werd eerst een bezige meneer. Dat ben ik niet. Na gevraagd te hebben om er een vrouw van te maken, werd het wel een erg sexy vrouw…
Foei maat! 😉
Uiteindelijk kwam er een gekuisde versie. En hieronder de blog met wat een ambtelijk secretaris doet, volgens ChatGPT in mijn ’tone of voice’.
Wat doet een ambtelijk secretaris écht?
Oké, stel je voor: je komt op een feestje en iemand vraagt je wat je doet. Je zegt: “Ik ben ambtelijk secretaris.” Grote kans dat die persoon je aankijkt alsof je net hebt gezegd dat je maanstof verzamelt. Maar wacht even, dit is veel spannender dan het klinkt. Echt.
Een ambtelijk secretaris is een soort regisseur achter de schermen. Niet van een film, maar van medezeggenschap binnen organisaties. Denk aan ondernemingsraden (OR), cliëntenraden of andere groepen die meebeslissen. Je zorgt dat alles soepel loopt. Geen chaotische vergaderingen of zoekgeraakte notulen als het aan jou ligt.
Maar hoe ziet dat er nou uit? En belangrijker: welke levels zijn er? Want ja, ook hier kun je “level up-en”.
De basics: wat doet een ambtelijk secretaris eigenlijk?
Je takenpakket is breed, maar laten we het simpel houden:
- Vergaderingen plannen. En nee, niet alleen een datumprikker rondsturen. Je checkt ook of iedereen voorbereid is en of de koffie niet op is.
- Notulen maken. Jij bent de Mozart van de aantekeningen: helder, bondig, en iedereen begrijpt het.
- Advies geven. Van hoe de raad hun werk het beste kan doen tot juridische tips: jij bent het orakel.
- Communiceren. Tussen de raad, de bestuurder en soms ook een verdwaalde collega. Je houdt iedereen op koers.
De levels: van beginner tot strategist
Afhankelijk van waar je staat in je loopbaan en de organisatie waar je werkt, zijn er drie niveaus. Denk aan: beginner, gevorderde, en ‘Yoda’-niveau.
- Basisniveau (MBO): Voor de structuurjunkies
Hier begin je. Je focust op de praktische kant: agenda’s maken, notuleren, en zorgen dat de vergaderingen op rolletjes lopen. Je kent de basis van de wet- en regelgeving, maar je hoeft nog niet álles te weten. Ideaal voor kleine organisaties waar het werk overzichtelijk is.
Hoe herken je dit niveau? Je hebt altijd een planner in je tas en krijgt een kick van een afgevinkte to-do lijst.
- Middenniveau (HBO): De denker
Je doet alles van het basisniveau, maar met een extra schepje verantwoordelijkheid. Denk aan: meedenken over reorganisaties, strategisch adviseren, en wetten toepassen alsof je een mini-jurist bent. Je weet precies wat er speelt en kunt de raad helpen bij complexe vraagstukken.
Hoe herken je dit niveau?
Je betrapt jezelf erop dat je ‘proactief’ zegt in vergaderingen. Je begint mee te denken in plaats van alleen uit te voeren.
- Gevorderd niveau (Post-HBO): De strateeg
Welkom in de Champions League. Hier ben je een volwaardige adviseur. Je kent niet alleen de regels; je bént de regels. Je begeleidt grote veranderingen en bent een serieuze sparringpartner voor de raad én de directie. Geen enkele reorganisatie of beleidswijziging gaat zonder jouw input door.
Hoe herken je dit niveau?
Je hebt een zwak voor Excel-tabellen, weet hoe je ‘strategisch HR-beleid’ moet spellen, en krijgt energie van ingewikkelde processen.
Wat heb je nodig om te groeien?
Hier komt het geheim: alles draait om opleiding en praktijkervaring.
– MBO-opleidingen: Praktisch en gericht op uitvoerende taken. Perfect om te starten.
– HBO-opleidingen: Meer verdieping, meer adviesrollen, en je leert hoe je écht impact maakt.
– Post-HBO of trainingen: Hier word je specialist. Je duikt in juridische details, leert leiderschapstechnieken en ontwikkelt je strategisch inzicht.
Waarom zou je dit willen doen?
Omdat je houdt van een uitdaging. Omdat je goed bent in multitasken zonder gek te worden. En misschien ook omdat je een beetje een controlefreak bent (geef maar toe).
Het mooie van dit werk? Het is nooit saai. Of je nu een vergadering organiseert of een strategie opstelt, je werk doet ertoe. Je ondersteunt mensen, verbetert processen en ziet resultaten.
En laten we eerlijk zijn: het gevoel van een perfect georganiseerde vergadering is toch gewoon onbetaalbaar?
Dus, wat denk je? Tijd om te ontdekken welk niveau bij jou past? Of je nu net begint of al droomt van je eigen adviesbureau: er is altijd ruimte om te groeien. En hé, als je volgende keer op dat feestje staat, kun je trots zeggen: “Ik ben degene die zorgt dat iedereen wéét wat-ie moet doen.”
Met een knipoog natuurlijk. 
