Een OR wordt nog wel eens geleefd door de druk van de omstandigheden binnen een organisatie die ook nog eens telkens veranderen.
Proactief handelen kan voorkomen dat je als OR de ene dag achter de feiten aanhollen en de andere dag (te veel) tijd en ruimte over houden. Hard en met grote inzet werken wil niet altijd zeggen dat we ook efficiënt werken. Maar hoe krijg je hier als OR grip op?
Prioriteiten
Prioriteiten stellen is niet altijd makkelijk. Zeker wanneer je het OR-werk combineert met een baan, doen zich allerlei situaties voor die je van het OR-werk kunnen afhouden.
Het kan zijn dat jezelf snel afgeleid bent door van alles en nog wat, maar het kan ook zijn dat je collega alle tijd heeft om even bij te kletsen of je leidinggevende vindt dat mijn prioriteit voorrang heeft op het OR-werk.
Dit is natuurlijk niet altijd te voorkomen.
Wel heb je de strijd met de verstorende omstandigheden al bijna gewonnen als je herkent welke problemen je tegenkomt bij het stellen van prioriteiten. Zodra je deze herkent, kun je als OR-lid stappen ondernemen om die problemen op te lossen.
Dit zijn de vier belangrijkste!
De belangrijkste problemen bij het stellen van prioriteiten zijn:
1. Verdraaien van prioriteiten
Dit kan o.a. veroorzaakt worden door een onduidelijke en verkeerde doelstelling, of door de eigen werkwijze, de leidinggevende, of ons eigen automatische gedrag.
Als je je eigen prioriteiten niet duidelijk voor ogen hebt, deze niet concreet omschrijft, is het bijna onmogelijk je hier aan te houden. Concreet maken voorkomt dat je je prioriteiten gaat verdraaien.
2. Vergeten van prioriteiten
Soms komt het voor dat taken uit je reguliere werk die op dat moment dringender lijken voorrang krijgen op de OR-taken die minder dringend zijn maar toch belangrijk. Deze stel je dan uit. En van uitstel komt afstel.
Na een tijdje worden het OR-werk niet alleen belangrijk maar ook behoorlijk dringend. Met paniek tot gevolg. Vergeet niet dat de leidinggevende je in de gelegenheid moet stellen je OR-werk te doen.
3. Tijdvreters
De bekende tijdvreters: activiteiten die niet zo veel tijd lijken in te nemen maar die regelmatig op ons bordje liggen. De ‘dit-doe-ik-snel-even-tussendoors’, zoals telefoontjes, e-mails, even dat vakblad doorbladeren, en meer. Deze tijdvreters hebben niet altijd een lage prioriteit, maar over het algemeen wel. voor je het weet, zijn de uurtjes voor de OR ingevuld met tijdvreters.
4. Prioriteit, maar …
De grootste vijand bij het stellen van prioriteiten binnen het OR-werk ben je vaak zelf. Niet logische besluiten of ‘geen zin’, uitstelgedrag belemmeren regelmatig bij het stellen van prioriteiten.
Het vervelendste eerst doen
Als het tijdstip voor OR-werk begint, zou je jezelf moeten dwingen datgene te doen waar je het minste zin in hebt, het meeste tegenop ziet. Want juist op dat moment is je geest nog helder.
Al wil je dan vaak zo snel mogelijk beginnen met het leuke OR-werk, eerst moet er tijd gemaakt worden om de minder leuke klussen af te handelen. Doe je dat niet, geldt ook hier weer dat van uitstel afstel komt!
Tijd om de notulen uit te werken …
