Een medezeggenschapsraad zoals de OR of de PAR wordt nog wel eens geleefd door de druk van de omstandigheden binnen een organisatie die ook nog eens telkens veranderen.
Proactief handelen kan voorkomen dat je als raad de ene dag achter de feiten aanholt en de andere dag (te veel) tijd en ruimte overhoudt. Hard en met grote inzet werken wil niet altijd zeggen dat we ook efficiënt werken. Maar hoe krijg je hier als raad en ambtelijk secretaris grip op?
Prioriteiten
Prioriteiten stellen is niet altijd makkelijk. Zeker omdat je het raadswerk combineert met je ‘normale’ werk, doen zich allerlei situaties voor die je van het werk voor de medezeggenschap kunnen afhouden.
Het kan zijn dat jezelf snel afgeleid bent door van alles en nog wat, maar het kan ook zijn dat je collega alle tijd heeft om even bij te kletsen of je leidinggevende vindt dat zijn klus voorrang heeft op het raadswerk.
Dit is natuurlijk niet altijd te voorkomen.
Wel heb je de strijd met de verstorende omstandigheden al bijna gewonnen als je herkent welke problemen je tegenkomt bij het stellen van prioriteiten. Zodra je deze herkent, kun je als raadslid en ook als ambtelijk secretaris stappen ondernemen om die problemen op te lossen.
Dit zijn de vier belangrijkste!
De belangrijkste problemen bij het stellen van prioriteiten zijn:
1. Verdraaien van prioriteiten
Dit kan o.a. veroorzaakt worden door een onduidelijke en verkeerde doelstelling, of door de eigen werkwijze, de leidinggevende, of ons eigen automatische gedrag.
Als je je eigen prioriteiten niet duidelijk voor ogen hebt, deze niet concreet omschrijft, is het bijna onmogelijk je hier aan te houden. Concreet maken voorkomt dat je je prioriteiten gaat verdraaien.
2. Vergeten van prioriteiten
Soms komt het voor dat taken uit je reguliere werk die op dat moment dringender lijken voorrang krijgen op de medezeggenschapstaken die minder dringend zijn maar toch belangrijk. Deze stel je dan uit. En van uitstel komt afstel.
Na een tijdje worden het raadswerk niet alleen belangrijk maar ook behoorlijk dringend. Met paniek tot gevolg. Vergeet niet dat de leidinggevende je in de gelegenheid moet stellen je het werk voor medezeggenschap te doen.
3. Tijdvreters
De bekende tijdvreters: activiteiten die niet zo veel tijd lijken in te nemen maar die regelmatig op ons bordje liggen. De ‘dit-doe-ik-snel-even-tussendoors’, zoals telefoontjes, e-mails, even dat vakblad doorbladeren, en meer. Deze tijdvreters hebben niet altijd een lage prioriteit, maar over het algemeen wel. voor je het weet, zijn de uurtjes voor de medezeggenschapsraad ingevuld met tijdvreters.
4. Prioriteit, maar …
De grootste vijand bij het stellen van prioriteiten binnen het raadswerk ben je vaak zelf. Niet logische besluiten of ‘geen zin’, uitstelgedrag belemmeren regelmatig bij het stellen van prioriteiten.
Het vervelendste eerst doen
Als het moment voor het raadswerk daar is, zou je jezelf moeten dwingen datgene te doen waar je het minste zin in hebt, waar je het meeste tegenop ziet. Want juist op dat moment is je geest nog helder.
Al wil je dan vaak zo snel mogelijk beginnen met het leuke medezeggenschapswerk, eerst moet er tijd gemaakt worden om de minder leuke klussen af te handelen. Doe je dat niet, geldt ook hier weer dat van uitstel afstel komt!
Voor mij is het nu tijd om de notulen uit te werken …
